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精益生产在外贸函电中的应用

作者:精益大师分类:精益生产管理类时间:2021-08-31 10:01:49

众所周知,外贸函电是国际商务活动中沟通交流的重要工具之一,本研究尝试用精益生产理论适时、适量、适度的基本思想来指导其在国际贸易活动中的操作,以提高外贸函电的交际功能。


1、回复适时


外贸函电正是由于其快速便捷的特点在商务交往中得到广泛的应用,因此无论在什么情况下收到贸易伙伴的信函,都应该及时予以回复并感谢对方来函。对方若无法在恰当的时间内收到回函,可能会认为你方对他的业务不重视,因而影响双方的业务关系。


据调查,当客户在五小时内收到邮件回复,会觉得对方重视彼此之间的合作,重视本次交易;在10小时内收到邮件回复,会认为对方可能重视客户;在24小时内收到邮件回复,说明客户还没有被对方遗忘;在48小时后收到邮件回复,说明客户对于对方来说是无足轻重的;如果超过了72小时,邮件还是得不到回复,就会失去潜在的客户。


2、内容适量,主题鲜明突出


添加邮件主题是电子邮件和传统信函的主要不同之处,信息发出者在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容,便于收件人权衡邮件的轻重缓急,进而分别处理。一般说来,一封电子邮件大都只有一个主题,主题要提纲挈领,切忌使用含义不清的标题,便于收件人见到信函就能对整个邮件的主要内容一目了然。


3、结构清晰明了


撰写者应该清楚地阐明信函的主要观点,每一个观点分置于独立的自然段,将一项项事由交待清楚,使得整篇书信形成一个有机的整体,脉络清晰,观点鲜明,使收信人较容易地理解信函所要表达的准确含义。由于商务工作者通常每天都要阅读大量信函文件,所以信函一定要力求简明扼要,短小精悍,切中要点。要把不符合主题或者对信函目的无益的内容毫不留情地舍弃。因为这些内容不仅无助于顺畅沟通,还会混淆视听,甚至引起收信人的反感。


4、回复完整有序


对于贸易伙伴的来信不但要及时回复,而且要回复完整。例如:在客户询盘中,明确要求你方报盘,并提供产品参数、参考、价格、相关条款等。那么,信函回复应包含所要求的全部信息,如果不能提供,需要说明为什么不能提供,并告知什么时候可提供。另外,如果合作伙伴的信函中提到过一些个人事情,那么你在回复中也应该有所提及,这样才有助于你和贸易伙伴之间建起友谊的桥梁。


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