精益办公系统通过减少人力、投资和工作时间来改变工作方式，从而提高产出。有效采用精益办公系统的组织极大地提高了绩效，并提高了每小时的产量。
在现代管理术语中，“精益”一词最早由麻省理工学院的约翰·克拉夫西克（John Krafcik）提出，但最初的精益模型是由丰田公司的大野耐一（Taiichi Ohno）在20世纪50年代初首次开发的。这些概念经过多年的磨练，也被称为丰田生产系统。
长期以来，日本以外的制造商对日本以低成本生产高质量汽车的诀窍感到困惑。其他玩家花了一段时间才领会到这种精打细算的手法，并从中获益。
虽然精益方法最初是为工厂车间开发的，但在精益生产中使用的许多精益方法直接适用于办公环境。通过引入精益生产的原则，可以适应办公室需求，也可以改善办公室运营。这是因为办公室在时间和人力上造成了同样多的浪费。
要在办公流程中实施精益原则，必须消除浪费。从精益的角度来看，浪费可以定义为任何不直接增加或支持利益相关者价值创造的东西。
精简的办公室会带来很多好处。在市场中，客户是国王，精益办公提供更大的灵活性、更少的故障和更快的服务，所有这些都会让客户更加满意。
在工厂和办公环境中应用精益有很多不同。在制造车间，大多数价值创造都是由机器完成的，并且有一个从机器到下一个的物料流。在办公室里，大多数价值创造都是由人来完成的，信息从一个人流向另一个人。但人与机器不同。
尽管人比机器更灵活，但他们比机器更难改变。对于人员来说，精益办公室需要有效的领导才能取得成功。因此，精益办公室背后的概念保持不变，其执行必须适应人类劳动力的需求。
