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优秀时间管理者是如何打造出来的?

作者:天行健管理咨询分类:相关管理类时间:2014-04-01 11:10:14

现在让我们来看看如何成为一名优秀的时间管理者。很多时候,一个最大的问题挑战着我们,那就是我们经常被突如其来的工作任务打扰。我会分析我们拖延的原因,以及一些减少拖延危害的方法;其次,我们分析如何高效地管理工作空间,如计算机和办公室;最后,我们讨论如何节省时间的使用设备,使我们的生活方便,如电话。拖延症经常发生在我们的生活中,因为人们对开始和结束一项具体的工作感到焦虑,或者对自己的计划不自信。拖延症在西方社会也被称为“时间盗窃”。事实上,我们都不同程度地经历过拖延症状,有些人甚至已经发展成为强迫性拖延心理疾病。所以要明白,偶尔拖延是正常的。但问题依然存在,需要制定对策。


优秀时间管理者是如何打造出来的?

 

我们拖延不外以下几点:


1.我这次的工作太难了,我缺乏信心;


2.我担心我做不好这个任务别人会否定我;


3.我没有培养出及时应对这项任务的能力;


4.时间确实很紧迫,任务日期也不明确。


用我自己的例子。我做销售的时候,从来不会花太多时间在那些对我反应冷淡的客户身上。长期的经验告诉我,越是冷漠的客户,越有可能拒绝我的推广。当我遇到一个友好且愿意的顾客时,我知道他值得我付出时间。不过,这个时候,我会让他们端着一杯咖啡等着。我利用这段时间去了主管那边。“听着,我有几个潜在的客户。那明天的报道就可以……”。这个时候,我需要确定允许我推迟一些时间。当然,很多时候我不是只有一个报告,而是很多任务交织在一起。对于一个业务员来说,与其理清头绪,不如马上开始工作。我相信线索会在工作中浮出水面。但是不管有多少任务,我都会把我的核心目标列在一个清单上,上面有我的合作伙伴和潜在客户。


那么如何应对拖延症呢?首先,把你面临的所有任务列一个清单。然后仔细阅读列表,标出任务完成的顺序。其次,也是最重要的,计算好每项任务的时间段,切记不要太紧,要给自己留有自由时间,因为你可能会提前或超出预定时间完成任务。最后很多人都忽略了。完成所有任务后,他们反馈了这个时间表。有一次按计划下午4点到5点和经纪人开会。原来经纪公司4点下班。对于这种不寻常的情况,我会反馈到这个时间计划,以避免将来犯同样的错误。掌握了这些,就是掌握了时间管理技巧的精髓。


有时候,我们面对的是一个庞大的项目,而不是几个任务。这时候就要尽量把它分成一系列的小任务。在我们无法理清这些任务顺序的情况下,我建议先做那些需要时间少的任务。当我们在短时间内同时完成几项任务时,会感到心理上的安慰。管理时间没有捷径。选择适合自己的路才是关键。但是你一定不能忽视这几点:1。有计划;2.先学会一次做一件事;3.重要的任务需要快速清晰;4.不要对自己太苛刻。你不会每次都管理好自己的时间,因为有时候时间不在你的掌握之中。你的时间可能会受到各种因素的影响,比如你的监控状态,家人,朋友,亲人。


良好的工作空间管理可以在很大程度上解决拖延症。在办公室,管理纸质信息和电子信息的原理基本相似。首先要观察信息使用的频率。比如很多人会把常用的网站存放在一个文件里。其次,要观察信息的使用时间。我会根据这项工作的需要,未来几天的需要,未来可能的需要,把资料分成三档。该方法可分别用于处理纸质信息和电子信息。当然,你还需要一个大的文件篮来整理纸质资料,比如数据表格、银行对账单、保险单等。据观察,能有效管理时间的人有一张干净的桌子。他们会对纸质资料进行分类,这样就可以清晰地显示在有分区的文件篮里。整洁的办公空间可以方便你的工作,让你更轻松地完成任务。包括帮你集中注意力,你还会在脏乱的办公空间工作吗?


电话可以浪费大量时间,也可以节省大量时间,这取决于使用电话的技巧。当你的来电已经威胁到你的工作,而你又没有软件过滤掉它们时,这里有几个方法你可以试试。使用电子语音留言功能(如果实在不想被打扰的话);在参加会议或会见重要人物之前,关掉手机;尽量同时放办公室电话,避免分心。当你接到一个话很多的人的电话,特别是那个人是你的客户。你可以礼貌地说:“我十分钟后有个会议。请现在告诉我问题,看我今天能不能帮你解决。”我相信他会言归正传,放弃不必要的无聊的谈话。但是你一定不能表现出你对他的内容感到厌烦。最好礼貌而坚定地说出原因,让你从电话聊天中回到繁忙的工作中。


最后,我想给我们的领导者补充一些决策技巧。很多时候,我发现领导拖延任务并不是因为下属没有按时交付成果。而是因为他们不能及时做出决定。我建议问自己这些问题:


1.我有足够的信息做出正确的决定吗?


2.我有几个策略可供选择;


3.是否有任何挑选候选人的策略会对我的团队产生负面影响;


4.最终的策略是否符合我的团队技能。


我想解释一下第四个问题。领导做的很多决策都是理论性的,利益驱动的。团队决策往往依赖于数据、先例和利益,但这些不足以证明决策的可行性。我看过很多可行性报告,大部分都忽略了对团队的技能评估,即我所在团队的现有技能是否能胜任我所做的决策。以上四个问题是最值得研究但有时会被忽略的,建议多花点时间在上面。这样不仅可以提高效率,还可以增加决策的可行性。

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