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浅析5S管理体系在档案工作的重要性

作者:天行健咨询分类:5S/6S管理时间:2017-04-26 09:19:27

目前,许多档案工作仅仅着眼于档案的保管、收集和整理等方面,对档案的编研与鉴定则不够重视,此外,档案管理工作中的各个环节衔接也不够紧密,时常出现资料堆积、材料不全、工作效率低、程序不规范等现象。而5S管理体系着重关注细节问题,并从素养、整理、整顿和清洁、清扫等环节出发,为档案工作人员营造良好的工作氛围,促使他们在整洁、干净的工作环境中自觉提升自身的素质,逐渐增强工作人员的管理意识。

 

一、5S管理体系在档案工作的重要性

1、在档案工作中合理运用5S管理体系,能够提升档案管理人员的总体素质。

在当前的社会背景下,档案管理人员应当根据时代形势积极革新自身的知识和技能,只有这样才能符合社会发展需求,所以,在档案工作中运用5S管理体系,可以促使档案管理人员接受新的管理知识,及时更新工作理念。

2、5S管理体系可以增强档案管理的规范性。

运用5S管理体系可以有效梳理档案管理的分类、流程和类别,便于收集、记录和整理数据,细化档案管理工作,增强每一环节的规范性。

 

3、加强档案管理的标准化。

合理运用5S管理体系能够有效避免多余和重复的工作,促使每一环节都按照既定的标准和程序开展。

 

在这种管理体系下,档案工作环境能够得到有效改善,而良好的工作环境又可以有效影响员工情绪,在融洽的工作氛围中,员工的团队精神、集体意识都能够得以提升,进而自觉提高自身的技术水平与业务能力。

 

二、5S管理体系在档案工作中的具体运用

1、加强整理和整顿

在5S管理体系下,档案管理工作主要包括两个方面,首先是办公区的整理,即在办公区域内,档案工作人员要检查所有的办公抽屉与柜子,并寻找所有的办公物品,及时清理那些与工作无关的物品,并与领导沟通交流,合理处理这些物品,或将其放置到闲置的库房,或作为废品卖掉。其次是档案库房管理。在整顿库房时,若要节俭寻找档案的时间,就需要档案工作人员根据档案利用率的差异,将档案合理分类存放,将那些利用率较高的档案放置在易于存取的位置。

 

2、注意清洁和清扫

所谓的“清洁”主要是指档案工作人员在完成整理和整顿工作之后,促使档案工作更具程序化、制度化和规范化特点。只有切实做好清洁工作才能够确保档案工作整齐有序的开展。而为了将5S管理体系落实到位,档案管理工作中还应当建立完善的奖惩机制和激励机制,定期检查各部门的工作情况,并对表现较好的部门给予物质和精神奖励,以便激发档案工作人员的工作热情。

 

3、提升人员素养

素养主要是指档案工作人员的工作态度与工作习惯,提升档案工作人员的素养能够促使他们形成良好的工作作风,认真处理档案工作中的每一细节,培养他们爱岗敬业的职业道德,增强他们的责任意识。这也是5S管理体系的核心要素。具体而言,在档案工作中制定完善的管理制度、管理标准、运行机制,并对档案工作人员进行定期的知识培训与技能培养,帮助他们树立5S管理理念,只有这样才能够培养一批懂技术、有文化、善服务、熟管理的档案工作人员。

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